1.2

Las carpetas compartidas

Imagen tomada de
www.difundefirefox.com


    Índice del tema:
1. Carpetas compartidas en red
2. Preparación de un equipo para compartir carpetas

3. Cómo compartir una carpeta en la red local
4. Acceso a las carpetas compartidas

5. Organización de carpetas compartidas
 

Como se ha mencionado en el tema anterior, el elemento básico del trabajo en colaboración apoyado la red es la carpeta compartida.

En este capítulo se tratarán algunos conceptos básicos y describiremos algunas operaciones elementales relativas a las carpetas compartidas en red que permitirán introducir los elementos necesarios para un tratamiento más profundo y amplio del trabajo compartido en los capítulos y unidades siguientes.

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1. Carpetas compartidas en red

En un entorno corporativo de red local, es decir, de ordenadores de una organización interconectados sin necesidad de conexión a otra red externa -es decir, una intranet-, los administradores informáticos normalmente nos proporcionan distintas carpetas compartidas con distintos niveles de privilegios, según nuestro destino y cargo, para colaborar a distinto nivel con las diferentes unidades de la organización: carpetas compartidas para un departamento o sección, para un conjunto de departamentos o servicio, y así sucesivamente.

En una red de ordenadores de carácter no institucional, o en una red doméstica, probablemente podremos compartir carpetas y archivos según nuestro criterio y necesidades. En un equipo conectado a la red y con carpetas compartidas los usuarios que inician sesión directamente en dicho equipo con su propia cuenta se denominan usuarios locales. Los usuarios que se conectan a un equipo a través de la red para tener acceso a los archivos compartidos que hay en él se denominan usuarios remotos.

Algunas de las ventajas de compartir carpetas en la red local son, concretando las expuestas en el Tema 1.1 de forma general para el software de colaboración:

  • Al compartir una carpeta de un equipo se conseguirá que otros equipos de su red local puedan acceder a los archivos presentes en ella.
  • Los equipos de la red local podrán abrir y guardar en ella archivos y carpetas, como si se tratase de una carpeta del propio disco duro.
  • Si varios miembros de la red trabajan con los mismos archivos, se observa que el trabajo en red aporta un aumento de productividad inmediato.

A continuación se describirán los procedimientos para conseguir que una carpeta sea compartida. En nuestro entorno de trabajo ordinario los administradores del sistema informático y de comunicaciones nos proporcionarán el entorno de red configurado y carpetas compartidas para nuestro trabajo sin que tengamos que preocuparnos por ello. Pero conocer a un cierto nivel básico cómo se lleva a cabo resulta útil para entender lo que subyace en este mecanismo de colaboración.

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2. Preparación de un equipo para compartir carpetas

Normalmente en el sistema operativo de un ordenador ya se halla instalado por defecto el soporte para proporcionar carpetas compartidas en una red de área local. Pero si no es así, se describen a continuación las operaciones que es necesario realizar para instalarlo.
 

Nota: aunque el procedimiento para configurar las redes en distintos sistemas operativos es bastante análogo, la forma particular de hacerlo en cada uno en particular depende considerablemente de la interfaz de usuario del mismo. Así, en lo sucesivo nos referiremos siempre a MS Windows XP, instalado en muchas de organizaciones y también en los entornos domésticos.

En lo que sigue se dará por sentado que la configuración de red ya está realizada en el sistema, de forma que cada ordenador tiene establecida una única dirección en la red basada en el protocolo TCP/IP que permite la comunicación física y lógica entre distintos ordenadores y redes.

En primer lugar hay que iniciar el Panel de Control (Inicio > Configuración > Panel de control) y seleccionar Conexiones de red:
 

 

Lo que muestra una lista de los distintos dispositivos de red (o tarjetas de red, placas de circuitos integrados que permiten a un ordenador "entender" el tráfico de información en la red y comunicarse con ella) que permiten a nuestro ordenador conectarse a otros equipos, redes o a Internet:

 

Normalmente la conexión adecuada es la nombrada como Conexión de área local y se halla en estado Conectado. Esta conexión a la red (a la red de área local, o LAN, local area network) se produce a través de la tarjeta de red del ordenador que, mediante un cable (de tipo Ethernet) se conecta a otros ordenadores próximos y/o a un dispositivo concentrador (hub) y a otro enrutador (router) que permiten a este conjunto de ordenadores conectarse entre sí y a una red externa como internet (en las instalaciones de red domésticas el concentrador y el enrutador suelen integrarse en un único dispositivo que se denomina simplemente router). Si nuestro equipo se halla conectado a la red mediante una tarjeta de red inalámbrica y ésta se halla en estado Conectado, también la Conexión de red inalámbrica es la adecuada (la conexión denominada 1394, de tipo Fireware, suele tener otros propósitos).

Red de área local ("alámbrica") y dispositivos de red
 


Red de área local inalámbrica y dispositivos de red

 

Tarjeta de red en la trasera del ordenador y cable de red tipo Ethernet

- Imágenes elaboradas a partir de www.wut.de -

 

Al hacer doble clic sobre la conexión de red adecuada aparecerá la ventana de estado de dicha conexión. Si se pulsa en ella el botón Propiedades:
 


se mostrarán todos los componentes activos de esta conexión de red:
 


 

Debe aparecer marcada la opción Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft. En caso de que no sea así será necesario instalarla, pulsando Instalar > Servicio > Agregar... > Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft > Aceptar.
 

Control de acceso de los usuarios

El sistema de archivos NTFS disponible en Windows XP (el sistema de archivos es la estructura interna que utiliza el sistema operativo para almacenar y organizar la información en las unidades de disco, etc.) proporciona varias ventajas de seguridad con respecto a las versiones anteriores de Windows que no contaban con él. Una de estas ventajas es el control de acceso de los usuarios. Esta medida de seguridad permite limitar el acceso de los usuarios a los datos de un equipo o red mediante el uso de listas de control de acceso. Las características de control de acceso permiten restringir el acceso a un usuario, equipo o grupo de usuarios determinado.

Para ver la ficha Seguridad, hay que abrir Opciones de carpeta en el Panel de control. (Inicio → Panel de control y doble clic en Opciones de carpeta) . En la ficha Ver, bajo Configuración avanzada, se puede activar o desactivar la casilla Utilizar uso compartido simple de archivos (recomendado). Normalmente los equipos con Windows XP la tienen activada por defecto.


 

 Si se desactiva, se tiene más control sobre los permisos concedidos a los usuarios individuales. Sin embargo, para mantener seguras las carpetas y archivos se debería tener un conocimiento más avanzado de los permisos de recursos compartidos y del sistema NTFS. Esto no es esencial al nivel que nos encontramos por lo que podemos prescindir de esta característica. El lector que se halle interesado en ella puede encontrar más información en Cómo configurar el uso compartido de archivos en Windows XP.

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3. Cómo compartir una carpeta en la red local

Cualquier carpeta de un ordenador puede ser compartida en la red, pero es recomendable que sea una carpeta presente en el directorio raíz de un disco duro (C:, por ejemplo). Se pueden compartir carpetas presentes en el Escritorio, carpetas ubicadas dentro de las carpetas del sistema (como "Mis documentos"), o presentes dentro de largas rutas dentro del disco duro, pero todo ello podría dar lugar a problemas adicionales con el paso del tiempo. Por ejemplo, los antivirus y los cortafuegos (los sistemas que velan por la seguridad de la red) pueden limitar el acceso a ellas, los programas de copias de seguridad pueden tener dificultad para acceder a rutas demasiado largas, etc.

Una vez se haya decidido la carpeta que desea compartir (la denominada "Recursos_compartidos" en la siguiente figura, puede ser localizada con el explorador de Windows, por ejemplo, mediante el icono Mi PC. Sin entrar en ella, y haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta, selecciónese la opción Compartir y seguridad...
 

 

Se mostrará la ventana Propiedades de <nombre de la carpeta>, donde se debe pulsar la pestaña Compartir y después marcar la opción Compartir esta carpeta en la red:



 

El nombre de la carpeta en el disco duro y el nombre con el que será compartida en la red no son necesariamente iguales. Se puede escribir en el campo Recurso compartido el nombre con el que será reconocida en la red por los usuarios remotos. Es recomendable no utilizar signos especiales, acentos ni espacios en blanco.

Al aceptar esta configuración los usuarios remotos podrán tener acceso a esta carpeta (y todo su contenido mediante la red) pero no podrán modificar los archivos contenidos ni guardar sus propios archivos a menos que se marque la opción Permitir que los usuarios de la red cambien mis archivos.

La ventana de la figura anterior se obtiene tal como se muestra en ella si el uso compartido simple de archivos se halla activado tal como se introdujo en el apartado anterior. Si se desactiva el uso compartido simple, la ventana presenta algunas opciones más, que permiten configurar con más detalle el uso de la carpeta compartida:
 


 

La opción Límite de usuarios de la ventana anterior se refiere al número de usuarios que compartirán simultáneamente la carpeta. Se puede establecer el Máximo permitido (es decir, el número máximo que proporciona el sistema operativo: 10 en el caso de Windows XP) o se puede elegir un número menor escribiéndolo en el campo Permitir este nº de usuarios.

EL botón Permisos abre la ventana:
 


que permite establecer qué usuarios compartirán la carpeta (agregando o quitando nombres de usuarios o de grupos de ellos en el campo Nombres de grupos o usuarios) y si estos tendrán permiso sólo de lectura del contenido de la carpeta (Leer), de modificación (Cambiar) o para lectura, modificación y cambio de las propiedades de la propia carpeta (Control total). O más exactamente:

  1. El permiso de lectura permite:
  • ver los nombres de archivos y de subcarpetas
  • recorrer las subcarpetas
  • ver los datos de los archivos
  • ejecutar archivos de programa
  1. El permiso de cambio proporciona todos los permisos de lectura, así como:
  • agregar archivos y subcarpetas
  • cambiar datos en archivos
  • eliminar subcarpetas y archivos
  1. El permiso de control total se aplica de forma predeterminada a los recursos compartidos que se crean. Este permiso se asigna al grupo Todos al compartir un recurso. Proporciona todos los permisos de lectura y de cambio, así como:
  • cambiar permisos
  • tomar posesión

Si sólo personas de total confianza van a acceder al equipo donde se comparte la carpeta, se puede otorgar inicialmente permisos de Control Total a Todos los usuarios, para luego refinar esos permisos en el futuro para restringir el acceso.

 

En el momento en que se pulsa Aceptar en la pestaña Compartir, se obtiene el mensaje:
 


y cuando este proceso finaliza se observará que la nueva carpeta compartida se identifica con una mano abierta que la "ofrece" a otros:

 

¿Cómo estar al corriente de las carpetas compartidas de un equipo?

Para obtener la lista de carpetas compartidas de un equipo se puede utilizar la función Administración de equipos que se obtiene haciendo clic con el botón secundario sobre la opción Administrar del menú contextual del icono Mi PC:


 

Se llega así a una ventana en cuyo panel izquierdo se enumeran varias funciones de administración. Una de ellas es Carpetas compartidas y, en su interior, Recursos compartidos:
 


 

En el panel derecho se tiene una lista con los nombres, ubicaciones originales en los discos y otras propiedades, de las carpetas compartidas. Si se hace doble clic sobre un elemento de la lista se pueden modificar sus propiedades relativas a los permisos para compartir el recurso.
 

Nota: obsérvese que en la la lista se muestran varias carpetas cuyo nombre finaliza con un signo $ (dólar). Estas corresponden a carpetas compartidas ocultas para los usuarios remotos y que no podrán ser vistas ni manipuladas por ellos, sino por determinados programas informáticos o por el sistema operativo.

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4. Acceso a las carpetas compartidas de un equipo

Cuando un usuario remoto quiere acceder a las carpetas compartidas de otro equipo no tiene más que hacer doble clic en el icono Mis sitios de red de escritorio:
 


de forma que se obtiene una lista de los recursos compartidos que existe en la red de área local:
 

 

En el panel derecho se pueden observar los detalles de cada carpeta compartida, por ejemplo:


y si se hace doble clic sobre ella se accede a su contenido tal como si de una carpeta local (situada en el propio equipo del usuario) se tratase.

Obsérvese en la figura anterior el texto \\PAVILION-7580\Recursos_compartidos. Recursos_compartidos es el nombre que el usuario que compartió la carpeta le dio al recurso compartido y \\PAVILION-7580 es el identificador único en la red del ordenador en el que reside "realmente" dicha carpeta (PAVILION-7580 es el nombre del equipo antecedido por una doble \ para indicar que se trata de un equipo en la red).

 

Nota: ¿de dónde proviene este identificador de un equipo?. Si en un equipo, en Panel del control se accede a Sistema:


se obtiene la ventana Propiedades del sistema:
 


donde se encuentra el nombre que se ha dado al equipo en la instalación de su sistema operativo (Nombre completo del equipo), y una descripción del mismo (Descripción del equipo). Cuando un ordenador se halla en una red local este nombre debe ser único para distinguirlo de los demás y poder acceder a sus recursos compartidos sin que se produzcan conflictos de nombres.

Nótese en la imagen anterior el campo GRUPO_TRABAJO, que en dicho ejemplo se denomina MICASA. Un grupo de trabajo es una agrupación simple de equipos, destinada a ayudar a los usuarios a buscar elementos como carpetas compartidas y otros recursos compartidos (impresoras, etc.) en ese grupo. Así pues, en el ejemplo anterior el equipo Pavilion-7580 pertenece al grupo de trabajo MICASA.

El nombre de un equipo y del grupo de trabajo al que pertenece se pueden modificar utilizando el botón Cambiar en la ventana Propiedades del sistema. Hechos los cambios será preciso reiniciar el sistema para que sean definitivamente tenidos en cuenta en la red:
 

 

Se pueden ver todos los equipos que pertenecen a un grupo de trabajo utilizando, como antes, Mis sitios de red y haciendo clic en Ver equipos del grupo de trabajo:
 


 

lo que da lugar a la lista de equipos del grupo de trabajo que están activos (encendidos):


y si se hace doble clic en uno de los equipos se tiene acceso a la lista de carpetas compartidas (y de otros recursos compartidos) que existe en ese equipo.

 

En un entorno corporativo no se suelen usar los grupos de trabajo para compartir recursos, por una cuestión de seguridad y de prestaciones. El grupo de trabajo se suele utilizar en pequeños grupos de ordenadores "pares" entre sí. En entornos corporativos se utiliza el concepto de dominio, que esencialmente se trata de un conjunto de ordenadores conectados en una red que confían a uno de los equipos de la misma (denominado controlador de dominio) la administración de los usuarios y los privilegios que cada uno de los usuarios tiene en dicha red. Cuando un ordenador pertenece a un dominio la forma de acceder y aprovechar las carpetas compartidas desde el mismo es esencialmente la misma que en un grupo de trabajo, por lo que no se profundizará más en el concepto de domino.

 

Nota: en el entorno informático de la mayoría de las organizaciones las políticas de seguridad impiden la creación y administración de carpetas compartidas a un usuario "normal": las unidades de red para carpetas compartidas ya vienen dadas, y sólo dentro de ellas es donde se pueden crear a su vez subcarpetas y documentos compartidos. Las actividades descritas en las secciones anteriores pueden ser reproducidas en un ordenador personal ajeno a dicha organización.

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Bloqueo de archivos

Cuando varios usuarios pretenden acceder simultáneamente a un mismo documento contenido en una carpeta compartida se plantea el problema de que las modificaciones introducidas por uno de ellos no sobre-escriban las realizas por otros. Para evitarlo, cuando un usuario accede a un documento el sistema operativo inmediatamente "bloquea" al resto de los usuarios su capacidad para introducir cambios. Se dice que un archivo está boqueado.

Veamos un ejemplo. Supongamos que en una carpeta compartida denominada Compartidos un usuario remoto abre un documento de texto de MS Word denominado Documento1.doc. Puesto que este archivo se halla en una carpeta compartida se puede decir que se trata de un documento compartido, ya que está accesible simultáneamente a todos los usuarios que tiene acceso a la carpeta compartida. Cuando un segundo usuario remoto accede a Compartidos e intenta abrirlo obtiene una ventana de aviso: Archivo en uso, que le pone al corriente de que el archivo está bloqueado para su edición, pero no para su lectura.

 

Como se observa, se le ofrecen distintas posibilidades:

  1. Abrir el documento en su ordenador como una copia local de sólo lectura del archivo original situado en la carpeta compartida. Este documento "copia" puede ser leído pero cuando se intenta guardar MS Word abre la ventana Guardar como para que el usuario almacene el archivo donde desee pero como una copia distinta al archivo original.
     
  2. Crear una copia local en su ordenador, con posibilidad de ser modificada, y a la espera de que las modificaciones introducidas en la copia local sean combinadas más tarde con las posibles modificaciones que se hayan introducido en el documento original por el usuario que lo estaba usando en principio. El mecanismo de combinación del documento copia y del documento original será tratado con detalle en la sección Comparación y combinación de documentos del próximo tema.
     
  3. Recibir un aviso cuando el archivo compartido original quede libre del bloqueo. Si se opta por esta última posibilidad, eL archivo permanece abierto como copia de sólo lectura y cuando el usuario que abrió el archivo en primer lugar lo cierra, el usuario que lo hizo en segundo lugar, recibe en pantalla el siguiente aviso:


 

Al pulsar Lectura y escritura se abre el documento tal como lo dejó el usuario original tras cerrarlo y se puede trabajar en él, guardándose normalmente las nuevas modificaciones cuando se cierra el archivo.
 

Nota: cuando un archivo se halla en uso, en la carpeta compartida, junto al propio archivo, aparece uno nuevo de muy pequeño tamaño y cuyo nombre es igual al del mismo pero comienza con los signos ~$. Este archivo (normalmente oculto) es el que permite gestionar los bloqueos de uso compartido.

 

 

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5. Organización de carpetas compartidas

Un aspecto muy importante en el rendimiento del trabajo en colaboración es la organización de las carpetas compartidas. Algunos de los principales modelos para organizar la información en carpetas compartidas son:

  • Jerárquico: en la que la información y los permisos de acceso a ella estarían distribuidos según las diferentes unidades de la organización. La organización contaría con una macro-carpeta compartida en la que, a su vez existirían tantas subcarpetas compartidas como secciones tenga y, quizá, algunas más con el objeto de dar soporte al trabajo inter-secciones. Los trabajadores tendrían acceso a la carpeta de su sección y a alguna de las subcarpetas de soporte.
  • Temático: se contaría con una carpeta compartida para cada tema abordado por la organización. Un trabajador tendría acceso a tantas carpetas compartidas como temas sean de su competencia más, probablemente, algunas otras de soporte y recursos, y con un nivel de permisos de acceso que depende de su cargo.
  • Por procesos: distribución análoga a la temática pero con un enfoque basado en el trabajo por procesos.
  • Mixto: distribución híbrida de las anteriores.

Un ejemplo de organización mixta es el que se describe a continuación. Se trata de la carpeta compartida del servicio de Inspección Central. En este caso la carpeta compartida para el servicio es un disco completo, denominado G:. En su nivel raíz existen varias carpetas como las mostradas en la siguiente figura:
 


De las anteriores carpetas, la denominada PROCESOS consta, a su vez, de las siguientes carpetas:
 


que sirven de contenedores para gestionar algunos de los principales procesos que tiene asignados la inspección central en el seno de su dirección general.

La carpeta INSPECCIÓN EDUCATIVA apoya la gestión de la información relativa al funcionamiento y coordinación de las áreas provinciales:
 


Entre las listas de carpetas anteriores se han observado algunas con el nombre de TEMPORAL y otras con el nombre BAK. Las primeras sirven para el intercambio de información entre los distintos miembros de aquellos archivos de difícil clasificación en alguna de las restante categorías. Las carpetas BAK sirven para almacenar versiones obsoletas de documentos que, sin embargo, conviene mantener hasta su eliminación definitiva (bak es una forma reducida  de backup, que hace referencia a la copia de seguridad o de respaldo de los archivos).

Algunas de las carpetas observadas antes tienen en su parte inferior izquierda una flechita. No se trata realmente de carpetas, sino de accesos directos a carpetas.

Cuando la estructura de carpetas compartidas se hace muy extensa, con muchas subcarpetas dentro de otras, para llegar a una de ellas situada en un nivel muy "bajo" se consume mucho tiempo. Para evitarlo, se puede crear un acceso directo a dicha carpeta. Una especie de atajo que se sitúa en un lugar de uso frecuente, ya sea en el propio escritorio, o bien en el nivel más alto de las carpetas compartidas.
 

Nota: para aprender a crear un acceso directo a una carpeta, se puede consultar el artículo Cómo crear un acceso directo en el escritorio.

También, cuando el grupo de colaboradores es muy numeroso y genera mucha información compartida, el número de archivos y su localización se hace complicado de manejar. Así, es preciso contar con un sistema eficiente de indización de la información, es decir, de creación de índices temáticos que permita realizar búsquedas rápidamente por palabras clave u otros criterios de interés en la estructura de carpetas.

Algunos de los principales sistemas de búsqueda en carpetas son:

Se trata de pequeños programas que el usuario puede instalar en su ordenador y que permiten realizar búsquedas fácil y eficazmente, tanto en las unidades de disco de su ordenador como en las carpetas compartidas a las que tiene acceso.
 

Nota: dado que este es un aspecto colateral del uso de los sistemas de carpetas compartidas no se tratará explícitamente en el tema. En los enlaces proporcionados se puede encontrar información acerca de estos sistemas y la descarga de los programas de instalación.

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Referencias y fuentes

* Brindys Software, Carpeta en Red Local

* Introducción a Windows XP, Aula Clic

* Wikipedia, la enciclopedia libre
 

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