1.3

Colaboración en documentos. Control de cambios y
comparación/combinación

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    Índice del tema:
1. Activación del control de cambios
2. Realización de comentarios y cambios
3. Visualización de comentarios y cambios

4. Revisión de comentarios y cambios
5. Comparación y combinación de documentos

 

Cuando varios autores colaboran en la elaboración de un documento electrónico que circula de uno a otro, es obvio que resulta imprescindible realizar un seguimiento de las diferentes aportaciones y modificaciones que han llevado a cabo. Los programas editores de texto habituales, como MS Word, pueden asistir notablemente en esta tarea mediante la inclusión y visualización de marcas especiales que muestran dónde y cómo cada usuario ha realizado una inserción, una alteración o una eliminación de alguna parte del texto del documento. También, mediante la adición de comentarios explicativos contextuales relativos a tales modificaciones. La herramienta del editor que permite llevar a cabo estas funciones suele recibir el nombre de control de cambios o herramienta de revisión. En lo sucesivo trataremos acerca del control de cambios en MS Word, dado que es el editor de texto utilizado en gran numero de organizaciones. Sin embargo, esta herramienta también está accesible en otras aplicaciones, como las de hoja de cálculo, MS Excel, por ejemplo.

El control de cambios de un documento se lleva a cabo en dos fases:

  1. autoría: en la que el sistema va registrando las sucesivas aportaciones, modificaciones y comentarios a medida que los diferentes usuarios autores del documento los elaboran, y
  2. revisión: en la que se lleva a cabo una comprobación de los cambios por los usuarios revisores designados a tal efecto por el grupo de colaboradores para validar o rechazar las modificaciones realizadas.

El control de cambios en un documento es independiente del sistema utilizado para hacerlo circular entre los distintos autores, es decir, es útil tanto si el documento es intercambiado mediante correo electrónico como si la edición del documento se lleva a cabo en una misma carpeta compartida, por ejemplo.

Más adelante, en la tercera unidad didáctica, utilizaremos el control de cambios en combinación con las funciones propias de un sistema de trabajo compartido, denominadas control de versiones, para facilitar aún más la tarea de elaborar un documento en común.

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1. Activación del control de cambios

Para iniciar el control de cambios en el documento en curso es preciso, en el menú Herramientas, hacer clic en Control de cambios.

Cuando la función de Control de cambios está habilitada, aparece resaltado el texto MCA en la barra de estado (es decir, la barra horizontal en la parte inferior de la pantalla que muestra información acerca del estado actual del programa). Cuando el control de cambios está desactivado, las letras MCA aparecen atenuadas.

De hecho, si se hace clic sobre el texto MCA, se conmuta el estado de la función de control de cambios (es decir, si está activado se desactiva y viceversa).

De la misma forma, bajo las barras de menú aparece una nueva barra de herramientas denominada Revisión que permite un acceso rápido a las distintas funciones que permiten llevar a cabo el control de cambios.

Nota: Si en algún momento esta barra desaparece, puede ser mostrada de nuevo haciendo clic en la opción de menú: Ver > Barra de herramientas > Revisión:

 

Una vez activado el control de cambios el editor mostrará algunos de los elementos que señalan las modificaciones llevadas a cabo por cada usuario o revisor al lado del propio texto mientras que otros los mostrará en forma de globos situados al margen.

Control de cambios con globos

Llamada 1 Los globos muestran lo que se ha insertado o eliminado, los cambios de formato y los comentarios.
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2. Realización de comentarios y cambios

1. Realización de comentarios

Para un insertar un comentario relativo a un elemento del documento se debe seleccionar éste (palabra, grupo de palabras, párrafo, gráfico, cuadro de texto, etc.) y hacer clic en en el icono Insertar comentario de la barra Revisión (o bien utilizar la opción Comentario del menú Insertar):

 

Inmediatamente se muestra al margen un globo coloreado encabezado por el texto Comentario y que a continuación presenta un identificador del autor del comentario (VRG en la siguiente figura). Tras este encabezado puede redactarse el contenido del comentario:

 

Nota: el identificador de usuario que se inserta en los comentarios es el texto que figura en el campo Iniciales de la pestaña Información de usuario del submenú Opciones del menú Herramientas de MS Word:

 

A continuación del identificador del autor se numeran secuencialmente los comentarios introducidos (nótense las etiquetas 1 y 2 tras el texto VRG en la figura):

Se puede obtener información ampliada de un comentario sin más que situar el puntero del ratón sobre el globo del comentario en cuestión. Así, se muestra un cuadro con el nombre completo del autor, la fecha y hora de la aportación, etc.


 

Para modificar un comentario previamente introducido hay que hacer clic en el correspondiente globo y modificar el texto como corresponda.
 

Nota: si tras el uso del documento no aparecen en pantalla los comentarios, hay que hacer clic en la opción Marcas del menú Ver.
 

Para eliminar un comentario se puede hacer clic con el botón secundario del ratón (normalmente el derecho) y elegir Eliminar comentario:

También se pueden borrar todos los comentarios en un solo paso utilizando la opción Eliminar todos los comentarios del documento del icono Rechazar cambio o eliminar comentario  imagen del botón:


 

Análogamente, se pueden borrar los comentarios de un autor o revisor específico. Para ello hay que filtrar previamente los comentarios del resto de usuarios utilizando Mostrar en la barra Revisión. Haciendo clic en Revisores (los usuarios que han contribuido al documento tras iniciar el control de cambios) y retirando la marca de verificación de todos los usuarios menos de uno -en la siguiente figura existen comentarios aportados por dos usuarios, VRG y CHN, y se quita la marca de verificación de la casilla del usuario VRG-:
 


se consigue mostrar únicamente los comentarios de éste último (usuario CHN en la figura):


Si ahora se utiliza la opción Eliminar todos los comentarios mostrados de la función Rechazar cambio o eliminar comentario imagen del botón de la barra Revisión:


quedan borrados los comentarios del usuario en cuestión. Mediante la opción Revisores de Mostrar pueden volver a ser seleccionados los autores que se precise para mostrar de nuevo sus comentarios.

 

2. Registro de los cambios en el contenido

Cuando el control de cambios está activado, el editor de textos lleva la contabilidad de los cambios que han tenido lugar en relación con las siguientes acciones:

  • Inserciones de texto, gráficos y otros objetos
  • Eliminaciones o borrados de texto, gráficos y otros objetos
  • Cambios de formato en el texto

Al igual que en el caso de la realización de comentarios, cada cambio es presentado con un globo al margen que describe la modificación efectuada y unas marcas de color que señalan el lugar donde se ha producido cambio - aunque en el caso de las inserciones se prescinde de los globos-. Al contrario que en el caso de los comentarios, los globos asociados a un cambio no muestran en primera instancia el autor del mismo. Para facilitar la distinción entre los cambios, cada acción se representa con distinto color (color que cambia también con el autor de la misma). En la siguiente figura se presenta un ejemplo de un cambio de formato, de un borrado y de una inserción de texto.

Al igual que en el caso de los comentarios si se sitúa el puntero del ratón sobre las marcas de modificación o sobre el globo asociado, aparece un cuadro que ofrece información ampliada de la modificación, donde se presenta el autor de ella, la fecha y la hora, etc.

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3. Visualización de comentarios y cambios

Es posible ver todos los cambios marcados en el documento o limitar la clase de cambio que se desea mostrar. Por ejemplo, se puede utilizar el menú Mostrar de la barra Revisión para ocultar los cambios de formato y los comentarios de manera que sea más fácil concentrarse en los elementos insertados y eliminados. O bien, se pueden mostrar los comentarios y cambios de un revisor determinado.

Menú Mostrar ampliado

Si se oculta un tipo de marca borrándola del menú Mostrar, la marca aparece automáticamente cada vez que el documento se abre a menos que se desactive la casilla de verificación Hacer visible el marcado oculto al abrir o guardar en la ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas). Incluso si se desactiva esta casilla, la marca estará todavía en el documento y puede mostrarse al seleccionar el tipo de marca en el menú Mostrar.

Asimismo, para cambiar la forma en que MS Word muestra las revisiones, se puede hacer clic en una de las opciones del menú desplegable Mostrar para revisión de la barra Revisión
 

Configuración Mostrar para revisión

Si se modifica esta configuración, el documento se puede ver con los cambios antes de que sean aceptados o rechazados. Existen cuatro opciones:

  • Marcas mostradas finales: se muestra el documento tal como quedaría finalmente si se aceptasen todos los  cambios propuestos y visualizando las marcas que señalan los cambios.
  • Final: se muestra el documento tal como quedaría finalmente si se aceptasen todos los  cambios propuestos.
  • Marcas mostradas originales: se muestra el documento tal como era antes de introducir los cambios y visualizando las marcas que los señalan.
  • Original: se muestra el documento tal como era antes de introducir los cambios y sin las marcas de los cambios.

Se puede cambiar el color y otras características de formato que MS Word utiliza por defecto para marcar el texto modificado y los comentarios haciendo clic en el menú Herramientas, luego en Opciones y finalmente seleccionando la pestaña Control de cambios: (o también haciendo clic en Mostrar, de la barra Revisión, y luego en Opciones).
 

Por ejemplo, se podría marcar el nuevo texto insertado con un doble subrayado en lugar de con un subrayado simple si en el menú desplegable anejo al campo Inserciones: se elige la opción Subrayado doble. O se podría cambiar el margen en el que aparecen los globos si en el menú desplegable correspondiente al campo Margen: se elige la opción Izquierda en lugar de Derecha.

 

Panel de Revisiones

MS Word no siempre puede mostrar al margen el texto completo de un cambio realizado o de un comentario. Para ver con el máximo detalle posible estos elementos y otros como los gráficos insertados o eliminados, o los cuadros de texto se puede utilizar el Panel de revisiones.

Para mostrar este panel hay que hacer clic en el Panel de revisiones imagen del botón de la barra Revisión. Se abre entonces en la parte inferior del documento un panel que muestra en forma de lista ordenada los sucesivos cambios y comentarios introducidos con toda la información necesaria: autor, fecha y hora, detalles del cambio, etc:
 

 

Además, si se hace clic en cada una de las entradas del panel, el documento se sitúa en la modificación o comentario correspondiente. Por otra parte, si se hace clic sobre una entrada con el botón secundario, se despliega un menú de contexto que permite aceptar o rechazar el cambio, eliminar el comentario, etc.

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4. Revisión de los comentarios y cambios realizados

Finalizada la fase de autoría del documento comienza la fase de revisión. A continuación se describen los procedimientos a llevar a cabo cuando se deseen procesar los comentarios y las modificaciones que se han registrado mediante el sistema de control de cambios para validar algunos o rechazar otros.
 

Nota: si al comenzar la revisión los comentarios y los cambios no aparecen señalados en pantalla, hay que hacer clic en Marcas en en menú Ver.
 

1. Revisión secuencial de comentarios y cambios

Para recorrer los comentarios o cambios en el documento, en la barra de herramientas Revisión, hágase clic en Siguiente imagen del botón o en Anterior imagen del botón.

Una vez situado sobre un cambio, si se desea validarlo hay que hacer clic en Aceptar cambio imagen del botón. Por el contrario, si se desea rechazar el cambio o comentario actual, hay que hacer clic en Rechazar cambio o eliminar comentario imagen del botón.

 

2. Aceptación de todos los cambios

Para validar todos los cambios en una sola operación es preciso hacer clic en la flecha adjunta a Aceptar cambio imagen del botón y, a continuación, hacer clic en Aceptar todos los cambios del documento.

 

3. Cancelación de todos los cambios o eliminación de todos los comentarios

Para cancelar en una sola operación los cambios o los comentarios introducidos por los autores, hay que hacer clic en la flecha ajunta al icono Rechazar cambio o eliminar comentario imagen del botón.

A continuación se puede hacer clic en Rechazar todos los cambios del documento o en  Eliminar todos los comentarios del documento según las necesidades.

 

4. Revisión de los cambios y comentarios de un autor o revisor específico

Para ello hay que actuar de forma análoga a la descrita antes cuando se explicó cómo borrar los comentarios de un revisor en particular. En primer lugar, en la barra de herramientas Revisión, hay que hacer clic en Mostrar, elegir Revisores y desactivar todas las casillas de verificación excepto aquéllas que se encuentren junto a los nombres de los autores/revisores cuyos cambios se desea revisar.

Ahora se puede realizar una revisión secuencial de los cambios y comentarios, que se limitará a los autores/revisores elegidos o una aceptación total o una cancelación total de los mismos.

 

5. Impresión del documento mostrando u ocultando el control de cambios

A la hora de imprimir el documento puede elegirse si se desea imprimir el documento con las marcas del control de cambios y sus globos al margen, el documento sin las marcas tal como era sin cambios o sólo la lista de cambios y comentarios que se han introducido desde el original (esencialmente el contenido del Panel de revisiones). Para ello, en la ventana que se muestra al hacer clic en el menú Archivo e Imprimir, en el campo de menú desplegable Imprimir se pueden elegir respectivamente las opciones Documento con marcas, Documento o Lista de marcas:
 

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5. Comparación y combinación de documentos

Si, en lugar de utilizar el control de cambios, varios autores-revisores devuelven cambios y comentarios en copias distintas del documento original, discernir los cambios efectuados por ellos puede resultar muy laborioso e incómodo. Pero existen un par de posibilidades para detectar más fácilmente los cambios y diferencias entre los documentos, que serán tratadas a continuación:

  • la comparación de documentos en paralelo, y
  • la comparación y combinación de documentos.

 

1. Comparación de documentos en paralelo

La opción de comparar documentos en paralelo permite determinar las diferencias entre dos documentos -sin llegar a combinar los cambios de varios usuarios en un único documento, lo que será tratado en el apartado subsiguiente-. Existe la posibilidad de desplazarse por ambos documentos simultáneamente para identificar las diferencias entre ellos.

Para hacerlo, hay que seguir el siguiente procedimiento:

  1. Abrir en MS Word los documentos que desee comparar.
     
  2. En el menú Ventana, hacer clic en Comparar en paralelo con:


Esto presenta en pantalla ambos documentos en paralelo: uno a la izquierda y otro a la derecha, y muestra en la parte inferior una barra de herramientas denominada Comparar en paralelo.

  1. En la barra de herramientas Comparar en paralelo, llevar a cabo una de las siguientes acciones:
    • Si se desea realizar un desplazamiento por ambos documentos a la vez, hacer clic en Desplazamiento sincrónico Imagen del botón.
       
    • Si se desea restablecer las ventanas de los documentos a las posiciones en que se encontraban cuando se comenzó a comparar los documentos, hacer clic en Restablecer posición de la ventana Imagen del botón.
       
  2. Hacer clic en Cerrar en paralelo para dejar de comparar los documentos.

Nota  Si en MS Word se abren sólo dos documentos que se desea comparar, la opción del menú Ventana que permite abrir los documentos en paralelo incluirá el nombre del archivo de uno de los documentos. Por ejemplo, si se abre "documento1.doc" y después se abre "documento2.doc", el menú Ventana muestra la opción como Comparar en paralelo con documento2.doc.

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2. Comparación y combinación de documentos

Pero aparte de la comparación en paralelo existe la posibilidad de combinar todos los cambios en un único documento y después, a partir de éste, revisar cada cambio. Aún después de enviar un documento a otros usuarios para su revisión, se puede seguir trabajando en él, ya que MS Word mostrará lo nuevo que se agregue junto con los cambios del revisor.

Aunque es recomendable que los revisores trabajen con el control de cambios activado, MS Word detectará y mostrará los cambios de todos modos.

Cuando se utiliza la función Comparar y combinar documentos, disponible en el menú Herramientas para comparar dos documentos, MS Word muestra las diferencias entre ellos como cambios realizados, de la misma forma que se ha descrito en los apartados anteriores relativos al control de cambios.


 

Cuando se selecciona un documento para compararlo con otro que esté abierto, se puede utilizar uno de los tres comandos de combinación posibles para especificar cuál de ellos va a utilizar como base para la comparación. Las diferencias entre los documentos se muestran como cambios realizados en el documento de base.
 

En la imagen anterior se observa que existen tres opciones de combinación:

  • combinar
  • combinar en el documento actual
  • combinar en el nuevo documento

A continuación se describen gráficamente las diferencias entre ellas.
 

2.1 Combinar

Los resultados de la combinación se muestran en el documento original

Llamada 1 Los cambios del documento abierto (rojo) se muestran como cambios realizados en el documento que se haya seleccionado en el cuadro de diálogo Comparar y combinar documentos.
 

2.2 Combinar en el documento actual

Los resultados de la combinación se muestran en el documento que está abierto

Llamada 1 Los cambios realizados en el documento seleccionado en el cuadro de diálogo Comparar y combinar documentos (azul) se muestran como cambios realizados en el documento abierto.
 

2.3 Combinar en el nuevo documento

Los resultados de la combinación se muestran en el nuevo documento

Llamada 1 Los cambios de ambos documentos se combinan en un tercer documento, nuevo, en el que las diferencias se mostrarán como cambios realizados.

 

Comparar con la opción Estilo jurídico

Cuando se utiliza la opción Estilo jurídico, (véase la casilla de verificación de la figura antrior) Word muestra un tercer documento nuevo en el que los cambios realizados en el documento de base se aceptan y los cambios del documento seleccionado se muestran como cambios realizados. Los documentos que se comparan no se modifican.
 

Nota: si se desea comparar los cambios de varios revisores, no se debe seleccionar esta opción. En su lugar es preferible utilizar uno de los comandos de combinación.

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Fuentes

* Sitio web de Microsoft Office Online

 

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